ECZANE YÖNETİMİNE STRATEJİK BAKIŞ

 

 

Bir eczanenin kendini bulması için gerekenler ne? Her ay onlarca eczacı ile görüşmeler yapıyorum, her eczacının ilk hedefi elbette cirosunu artırmak, daha çok kazanmak ve bu sayede hem yaşam standartlarını hem de eczanesinin genel durumunu iyileştirmek. Haksız değiller elbet ancak bu maalesef tek başına yeterli bir durum değil... Bu şekilde çalışan pek çok eczanede karlılıkların aslında sandıklarından çok daha düşük olduğunu gözlemledim. Elbette eczanede ciro artmasın demiyorum ama artarken karlılığı göz ardı etmeyelim diyorum. Bir eczanenin diğer tüm işletmeler gibi yaşayan birer organizma olduğunu bilmek gerekir. İşletmeler elbette insanlar sayesinde varlıklarını sürdürürler, dolayısı ile bir işletme yönetimi içinde mutlaka insana özel çalışmalar yapılmalıdır. Yaptığım çalışmalarda temelde 3 aşamayı ele alırım; İşletme yönetimi, İnsan kaynakları süreçleri ve pazarlama faaliyetleri. Gelin hep birlikte kısa kısa değinelim bu maddelere...

İşletme yönetimi açısından eczane için işlenecek ve çalışılacak pek çok madde var elbette, ancak en çok gözlemlediğim eczane içinde görev sınırları yeterince çizilmemiş insanların varolduğu. Bir işletme yönetimiminin en net kuralı iş delegasyonudur, ancak sınırları net çizilmemiş olan görevlendirmeler kaçamayanın elinde kalan şekilde uygulanmaktadır. Yada sınırları çizilsede gerekli dönemlerde delegasyonun yapılmaması ve insanların inisiyatiflerine durumun bırakılması sorunlar yaratmaktadır. Geçtiğimiz aylarda bir eczanede çalışmaya başladık, eczane oldukça iyi hatta çok iyi denilebilecek düzeyde bir reçete akışına sahip, içeriye giren sayısı kimi günlerde 500 kişiyi buluyor. Böylesine yoğun bir ecanede pek çok şeye dikkat edilmesi gerekir. İlk analizlerimizi yaptıktan sonra raflardaki durumları bir gözlemleyeyim diye rafların yanına gittiğimde hayal kırıklığına uğradım, neredeyse 2 haftalık toz ile kaplıydı rafların üzeri, sadece raflar olsa iyi ürünlerde vahim durumdaydı. Bekleki tüketici bu tozun arasından bir ürün alsın ve sağlığı için kullansın. Biraz sakinlik olduğunda tüm ekibe direkt sordum, "raf temizlikleri kimde?" Bana birlikte çalıştıkları bir arkadaşı işaret ettiler, sormaya devam ettim; "peki bankolar, yerler, ilaç rafları, bilgisayarlar, diğer tüm malzemeler, mutfak?" Bana hep aynı arkadaşlarını gösterdiler. "Peki ne zamanları genel temizlik yapılıyor?" Diye sordum bana "cumartesi" cevabını verdiler. Eczanenin neden bu kadar tozlu olduğunu sorduğumda ise görevli arkadaşlarının geçtikleri iki cumartesi boyunca izinli olduğunu bu yüzdende temizlik yapılamadığını söylediler... Hadi hep birlikte düşünelim sizce bu sonucu doğuran en önemli sorun neydi? Elbette yetki devir sıkıntısıydı.

Bir büyüğüm Ataman kimyanın sahibi Ataman Özbay hakkında bir anı  anlatmıştı. Ataman Özbay üniversiteye başladığında sirkecide bir otelde kalmaya başlar, zaten kıt kanaat geçinmektedir, Alime isminde bir öğretmeninden aldığı harçlıkla okumaya çalışmaktadır, kalacak yeri olmadığı içinde mecburen harçlığının neredeyse tamamına yakını ile bir otelde konaklar. Otelde Bedri isminde bir çocuk vardır, Bedri aynı zamanda otelin kalorifercisi, Ataman Özbay bir gün otele geldiğinde ortamın hareketli ve gergin olduğunu farkeder, ortalıkta gördüğü diğer çalışanlara durumu sorar, otelde düğün olduğunu ve kaloriferlerin yanmaması nedeniyle de müşterilerin tepki gösterdiklerini söylerler. Bedriyi sorar Ataman, hasta olduğunu söylerler, "e o zaman siz yakın kaloriferi" der, "olmaz o Bedrinin işi" derler. Ortalık karışık bakar olacağı yok iner kalorifer dairesine başlar kazana kömür atmaya. Böylece kalorifer yanar, üstü başı perişan çıkar dışarı ve odasına giderken otelin sahibinin oğlu ile karşılaşır. Kim olduğunu sorar Ataman' a o da anlatır durumu, Bedri hasta olduğu için kaloriferlerin yanmadığını kimseninde kaloriferi yakmayı bilmediğini bu yüzden kendisinin yaktığını anlatır. O günden sonra otelde bedava kalmaya başlar.

Daha sonra Ataman Bey ile tanışma imkanım oldu, kendisi bana bir sır verdi söylediği şuydu; "ne iş yaparsan yap o işyerinde yapılan tüm işleri mutlaka birlikte çalıştığın herkesten daha iyi bilmek zorundasın..." Maalesef eczanelerde de durum farklı değil. Ayşe iki hafta üst üste izin aldımı o eczanede temizlik yapılmıyor. Aslında ana sorun delegasyonda, tüm yükü tek bir kişiye yüklemekte. Oysa herkesin kendine ait bir alanı olsaydı, Ayşe izinli olduğu için temizlenmeyen diğer alanda diğer arkadaşları tarafından temizlenecekti. Bu nedenle işletmelerde herkese mutlaka görevler tanımlanmalı ama görevlerin aksamaması için ilgili kişinin yokluğunda onun işini yapacak başkalarına görevler delege edilmelidir.

İşletme açısında işleyiş elbette önemli ama bununlada bitmiyor. Maalesef eczanelerdeki programlar aktif olarak kullanılmıyor. Hatta sadece bu değil pek çok eczane finansal durumunun farkında değil, bu finansal durumu maalesef gerçek boyutta analiz etmiyor, raflarında kaç çeşit ürün var, bu ürünler arasında gereksiz yere raf işgali yapan ürünler var mı bilmiyor. Oysa pek çok eczanede yaptığımız raf verimlilik analizlerinde çok sayına ürünün gereksiz yere rafı işgal ettiğini buluyoruz. Gelir gider tabloları yaparak eczanenin karlılığı üzerine çalışmalar yapıyoruz, belirlenen misyon ve vizyonunun değerler çerçevesinde benimsenmesini ve tüketiciye bunun hissettirilmesini sağlıyoruz... Eczanenin anayasası ile ilgili çalışmalar yapıyor ve net kurallar belirliyoruz... İnsan kaynakları yönetimine gelince; birlikte çalıştığımız tüm arkadaşlarımızın özlük dosyalarının eksiksiz olmasını, ilgili tüm evraklarının dosyaya eklenmesini sağlıyoruz, bu sadece eczaneyi korumak adına değil, tüm çalışanların özlük haklarını korumak adına yaptığımız bir şey. Her bir çalışanın kendini geliştireceği süreçler planlayıp onlara çizdiğimiz yolda kendilerini geliştirmelerini ve iyi oldukları konularda eczaneye daha gazla katkı sağlamalarına yardımcı oluyoruz.

"Yavru deve anne deveye sorar, anne bizim beden boynumuz bu kadar uzun? Çölde uzaktan gelecek tehlikeleri önceden farketmemiz için der anne deve. Ufaklık gene sorar peki anne bizim sırtımız beden kambur? Çölde susuz kalmamamız için der anne. Ufaklık iyice meraklanmıştır sorar tekrar; peki toynaklarımız neden bu kadar geniş? Çölde kuma batmamamız için diye cevap verir anne deve. Ufaklık bunun üzerine en can alıcı sorusunu sorar allah aşkına anne tüm özelliklerimiz çölde daha iyi yaşamamız içinde bizim Atatürk Orman Çiftliğinde ne işimiz var allah aşkına?" Eczanelerde en kritik sorun doğru kişilerin doğru noktalarda konumlandırılmaması olabiliyor çoğu zaman. Bakıyorum çok iyi anlatım becerisi olan bir arkadaş sırf daha iyi reçete kontrol ediyor diye canım zamanını arka tarafta reçete kontrol etmek için harcıyor, diğer bir arkadaş ise gene OTC yada dermokozmetik satış becerisi yüksekken bir bakıyorsunuz banko arkasında reçete karşılıyor. Elbette reçete karşılanacak ancak eğer kişileri doğru noktalarda konumlandırmazsanız o noktalarda daha fazla yol almayı sağlayamazsınız. Her çalışan kendine tanımlanmış noktalarda öncelikle çalışmalı gerektiğinde diğer arkadaşının eksik kaldığı alanlara destek atmalıdır. Çalıştığım bazı eczanelerde sadece bu ayrımı yaparak bile ciroda artış sağlayabildiğimizi kanıtladık. Aslında şunu belirtmek gerekir, her ilaç her hastaya olmayacağı gibi her çözüm de her eczaneye aynı olmayacaktır. Sizin eczaneniz için eczanenize özel bir reçete oluşturulmalıdır. Her bir çalışan arkadaşınızın gelişim süreçlerini değerlendirmeli ve işleme almalısınız. Onları kendilerini daha da geliştirmeleri için teşvik etmelisiniz, unutmayın onların gelişime katacağınız her değer sizin işletmenizi de yüceltecektir.

Ve elbette son olarak eczanelerde pazarlama süreçleri. Elbette her işletmenin ana amacı kar etmek üzerine kuruludur. Artık eski yaklaşımlar yerini daha güncel süreçlere bıraktı. Artık insanlar alışverişte sandığınızdan daha az vakit geçiriyorlar, pek çok bilgiye çok daha kolay ulaşıyorlar. Ancak değişmeyen şu ki insanlar aslında neyi ne için istediklerini bilmiyorlar. Eczanelerde ürün pazarlaması 3 aşamalı yapılmalıdır; birincisi ürün pazarlama, ikincisi değer pazarlama ve sonuncusu insan odaklı pazarlama. Siz eğer eczanenizde sadece ürünü sergileyip o üründe bir de kampanya yapar ve insanların almasını beklerseniz o zaman sadece birinci maddeyi yerine getirmiş olursunuz. O halde ne yapmak gerekir? Tüm pazarlama faaliyetlerini oluşturmak gerekir. Merak ediyorum acaba kaç eczanede kronik hastalıkları bulunan kişilere özel köşeler oluşturuluyor? Son zamanlarda eczanelerimizde diyabet ve KVH hastaları için özel alanlar oluşturup onlara ihtiyaç duyacakları ürünleri anlatmaya ve yaşamlarına değer katmaya çalışıyoruz. Sadece bu küçük aksiyon ile uyguladığımız eczanelerde mevcut cironun üzerine ortalama %30 bir ciro artışı yaşadığımızı gururla söyleyebilirim. Ne yaptık? Ben söyleyeyim eczanede zaten var olan ve gerçekten sadece eczanede satışması gerek ürünleri tüketiciler ile buluşturduk.

Son olarak aslında şunu belirtmek isterim, evet eczacılık çok özel bir meslek ama eczane yönetimi eczacılık ile çok aynı sayılmaz. Eczacılık işinizi icra ederken işletmenizi de bir işletme mantığı ile yönetmeyi bilmeli ve o yönde çalışmalısınız, eğer bunun için zaman ya da bilgi sorunu yaşıyorsanız bu konuda profesyonel bir destek almalısınız. Kendinize hemen şu soruyu sorun; "ben eczanemin nasıl bir yer olmasını hayal ediyorum?" Bu soruya cevap vermeye başladığınızda sorunların çözümü için ilk adımı atmaya başladınız demektir. Sağlıcakla kalın...